会议基本视听清单

虽然商务会议是一项业务的基本要素,但毫无疑问,它们也占用了员工工作时间的很大一部分,从而也影响了生产率。

在这种情况下,再多的技术故障也不应该妨碍会议。在一个时间是黄金的世界里,开会可能意味着损失一大笔钱——尤其是当你的视听设备开始出现故障的时候!

可靠的视听设备在富有成效和成本效益的会议中发挥着巨大作用。为确保避免出现技术问题,这里提供了一份会议的视听清单,以及一些专业提示,以确保不会出现导致损失的潜在技术问题。

无障碍会议的小贴士

由于没有任何技术设置是万无一失的,所以您需要尽早制定备份计划,以防出现故障。以下是一些在团队安排会议后防止错误发生的技巧。

#1.从会议视听清单开始

检查表确保议程得到遵守,与会者之间的主题得到明确沟通。它还提供了一个快速评估,如果你的备份设备足以防止不必要的浪费时间和金钱。

以下是您需要的视听用品清单:

  • LCD或DLP投影仪
  • 投影屏幕和支架
  • 投影仪遥控器
  • 视频设备,如电视、电话会议
  • 麦克风
  • 电脑/笔记本电脑
  • 扬声器
  • 模拟混频器
  • 照明

#2.准备好视听设备

话筒

你基本上需要一种品质会议麦克风或者商务会议。有几种类型的麦克风适用于各种设置。

  • 一键通麦克风用于圆桌讨论和会议。如果人们坐在会议桌上,按键通话麦克风比手持麦克风更方便。
  • 鹅颈话筒是为了讲台。
  • 无线麦克风最适合于交互式讨论,因为它给了演讲者更多的行动自由。
  • 有线麦克风是多功能的,因为它可以用于讲台或桌子与麦克风的使用立场。
  • 领夹式话筒(翻领)为演讲者提供更大的自由。这对于演示和观众互动非常有用。

最佳实践:尽可能少地使用麦克风,以减少音频问题。可用的声道越多,产生的噪音就越多,获得音频反馈的风险也就越高。对于有两个鹅颈话筒的讲台,只能打开一个。

LCD或DLP投影仪

人们通过视觉内容学习得更快。要做演讲、演讲或报告,你需要一台好的投影仪。有各种类型的投影机可供选择,每种都有自己的优缺点。这里有两个:

  • 液晶显示器–在环境光下提供更清晰的图像和丰富的色彩动态。它也更安静,热量更少。
  • 数字光处理)–更便携、更可靠;以更少的像素和更好的对比度提供更平滑的视频。大多数电影院使用DLP放映机

最佳实践:投影仪到屏幕的距离称为投掷距离,很大程度上取决于屏幕的大小和投影仪中镜头的类型。将屏幕宽度乘以2得到最佳投掷距离。例如,屏幕为6英尺,将投影仪相距12英尺。此外,您应该检查观众区的投影焦点,而不是投影仪所在的位置。

扬声器和模拟混音器

确保会议室配备足够的扬声器,以便每个人都能听到讲话的人。此外,重要的是要有一个模拟混音器,这样你可以控制房间里的音频,同时尽量减少反馈,特别是当有很多声源,如几个麦克风。例如,混音器有助于放大说话温和的人的声音,而它可以将高度调制的人的音量降到最低。

最佳实践:用磁带标记声源,这样您就不会发现很难识别混音板中的音频组件。

#3.学习专业技巧,避免出现小故障

计划和准备对于避免会议中的小故障非常重要。下面是一个快速列表的专业技巧,以尽量减少技术困难。

  • 注意房间或位置中可用的设备。
  • 检查电缆和适配器。断开的电缆或丢失的适配器是会议中最常见的故障之一。
  • 小心地排列电缆,并将其粘在地板上或使用电缆盖。标记每条电缆的目的端也很重要。
  • 确保房间内有可靠的wifi连接。你永远不会知道你需要从云端或互联网上得到什么。
  • 确认您的笔记本电脑和设备与所在位置的设备和设备的兼容性。

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